Privacy notice

Clefbook connects music studios, teachers and families. This notice describes the current cloud testing service, reviewed on 25 September 2026. Approved retention periods still need production enforcement; international-transfer arrangements must be finalized before public release.

Who handles your information

Clefbook is a Selvola product operated by Erkan Bircan in Türkiye. Contact: support@clefbook.selvola.com. We handle account administration, service security and support. Your studio decides why and how its teaching records are used; we process those records to provide the service on its instructions. Apple independently handles Apple accounts and App Store billing.

Information and purposes

Connected studios store account and membership identifiers, contact details entered by the studio, student and guardian relationships, schedules, attendance, assignments, practice entries, feedback, repertoire and manual finance records. Uploaded scores, images and supported recordings can contain personal information. Subscription records establish access; we do not receive full payment-card details. We use service and security events to protect accounts and operate synchronization. Support processes the information you choose to send.

Access and sharing

Studio roles and student relationships control access. Families see records shared with them; private teaching notes are restricted to authorized staff. Studio administrators manage membership. Infrastructure providers process data needed to operate their services. We do not sell personal information, use it for targeted advertising, or train AI models on student content.

Providers and locations

Contabo hosts the connected service and file storage in Germany. Cloudflare provides network delivery and security. Apple provides sign-in and App Store services. AWS SES is the selected email provider; email sending is currently disabled in testing. An encrypted recovery copy has been made on an operator-controlled Mac in Türkiye. This is not an EU-only data service. International-transfer safeguards and provider agreements remain release requirements.

Support email

Messages sent to support@clefbook.selvola.com are received through Apple iCloud+ custom-domain email, and support replies use that address. Apple processes mailbox content; this is separate from the studio storage hosted by Contabo. Incoming, sent, deleted and exported message copies have separate lifecycles. Support email has an approved 90-day period after case closure, but mailbox cleanup and case closure tracking are not yet automated or verified. Avoid sending unnecessary student records or recordings. Provider agreements and international-transfer safeguards must be finalized before public release.

Legal grounds

Where applicable, account and service administration rely on performing the requested contract, security on legitimate interests, and mandatory records on legal obligations. Optional processing that requires consent must use a separate consent mechanism. Studios must establish their own lawful basis for teaching records and provide their own notice; merely signing in with Apple does not establish parental consent.

Retention and deletion

Teaching records remain while the studio needs them for its stated purpose, subject to valid deletion requests and applicable legal duties. Archiving does not delete data. Current automated service limits are listed here so the notice cannot silently differ from the implementation. A 7-day account-deletion recovery period applies unless an ownership transfer blocks deletion. Shared performance audio expires 90 days after sharing unless extended before expiry, with notices at 14, 3 and 1 days. Terminal email-delivery job metadata is kept for 30 days. Unfinished email-send budget reservations are deleted after 2 days. Service-access audit events are kept for 90 days. Device-created data-export files expire after 7 days. Teaching records have an approved 90-day period after the teaching relationship ends and an export opportunity is offered; relationship-end tracking and full cleanup remain incomplete. Storage-reservation metadata has an approved 24-hour period after expiry or release, and orphan failed-upload files have a seven-day limit; cleanup exists in the current source candidate but is not verified in production. Server export files have an approved 24-hour period and content-free job metadata 30 days; asynchronous server exports are not enabled. Declined payment-claim free text has an approved 90-day period after the last rejection, subject to a documented hold; issued financial records follow a separate applicable schedule. Candidate claim redaction is not verified in production. File deletion and account cleanup run in background jobs. Offline devices and copies exported by recipients cannot be remotely erased while disconnected. The current staging backup schedule automatically retains 7 daily, 4 weekly and 6 monthly recovery copies; this does not establish the production schedule. Production cleanup, restore reconciliation, financial-record review and named operational ownership must be verified before release.

Cookies and device permissions

The portal uses necessary cookies for sign-in, session refresh, selected studio, invitations and abuse protection. Network providers may also use necessary security cookies. There are no advertising or analytics cookies. Device calendar, notification and recording permissions apply only to features that need them; consult the permission screen before enabling access.

Device backups

Apple device backups may include app data according to your iOS backup settings. Voice-note files are included in your device backup unless you turn this off in Storage & Backup. Apple device backups and restoration are controlled by your iOS backup settings. These device copies are separate from Contabo service backups and files that you explicitly export.

Children and guardians

Child records can exist in a studio even when the person signing in is an adult. The studio must verify authority and any required consent before entering or sharing a child’s records. The service is not open for independent child registration. Contact us to report unauthorized child data. Applicable child-privacy notices, verifiable consent and withdrawal procedures must be completed before the corresponding child-data use is launched.

Your choices and rights

Contact us for access, correction, deletion, a portable copy, restriction or an objection. Where applicable you may withdraw consent, use an authorized agent, appeal a denied request and complain to a supervisory authority. We verify only what is reasonably necessary and respond within applicable statutory deadlines. We do not discriminate for exercising rights. If a studio controls the record, we help direct the request to it. Do not send passwords or identity documents unless a necessary secure verification process is agreed.

Updates

Material changes will be explained before new processing begins, with an updated notice date. Contact support@clefbook.selvola.com with the subject “Clefbook privacy request”.

Postal contact

Cumhuriyet mahallesi Abdi İpekçi Cd. No:2, Kartal, İstanbul 34876, Türkiye.

Gizlilik bildirimi

Clefbook müzik stüdyolarını, öğretmenleri ve aileleri bir araya getirir. Bu metin 25 Eylül 2026 tarihinde gözden geçirilen mevcut bulut test hizmetini açıklar. Onaylanan saklama süreleri henüz üretimde uygulanmıyor; uluslararası aktarım düzenlemeleri genel yayından önce tamamlanmalıdır.

Bilgilerinizi kim işler?

Clefbook, Türkiye’de Erkan Bircan tarafından işletilen bir Selvola ürünüdür. İletişim: support@clefbook.selvola.com. Hesap yönetimi, hizmet güvenliği ve destek işlemlerini yürütürüz. Eğitim kayıtlarının amaç ve kullanımını stüdyonuz belirler; bu kayıtları hizmeti sunmak için stüdyonun talimatlarıyla işleriz. Apple, Apple hesaplarını ve App Store ödemelerini bağımsız olarak yönetir.

Bilgiler ve amaçlar

Bağlı stüdyolarda hesap ve üyelik kimlikleri, stüdyonun girdiği iletişim bilgileri, öğrenci ve veli ilişkileri, dersler, yoklama, ödevler, pratik kayıtları, geri bildirimler, repertuvar ve manuel mali kayıtlar saklanır. Yüklenen notalar, görseller ve desteklenen ses kayıtları kişisel bilgi içerebilir. Abonelik kayıtları erişimi belirler; tam ödeme kartı bilgilerini almayız. Hizmet ve güvenlik olaylarını hesapları korumak ve senkronizasyonu işletmek için kullanırız. Destek, göndermeyi seçtiğiniz bilgileri işler.

Erişim ve paylaşım

Stüdyo rolleri ve öğrenci ilişkileri erişimi belirler. Aileler kendileriyle paylaşılan kayıtları görür; özel öğretmen notlarına yalnız yetkili personel erişir. Üyelikleri stüdyo yöneticileri yönetir. Altyapı sağlayıcıları hizmetleri için gerekli verileri işler. Kişisel bilgileri satmayız, hedefli reklam için kullanmayız ve öğrenci içerikleriyle yapay zekâ modeli eğitmeyiz.

Sağlayıcılar ve konumlar

Contabo bağlı hizmeti ve dosyaları Almanya’da barındırır. Cloudflare ağ erişimi ve güvenlik sağlar. Apple giriş ve App Store hizmetlerini sunar. E-posta sağlayıcısı AWS SES olarak seçilmiştir; test ortamında gönderim şu anda kapalıdır. Türkiye’de işletmecinin kontrolündeki Mac üzerinde şifreli bir kurtarma kopyası oluşturulmuştur. Bu hizmet yalnız AB içinde veri işleyen bir hizmet değildir. Uluslararası aktarım güvenceleri ve sağlayıcı sözleşmeleri yayın gereklilikleri arasındadır.

Destek e-postası

support@clefbook.selvola.com adresine gönderilen mesajlar Apple iCloud+ özel alan adı e-postası üzerinden alınır; destek yanıtlarında bu adres kullanılır. Posta kutusu içeriğini Apple işler; bu işlem Contabo’da barındırılan stüdyo kayıtlarından ayrıdır. Gelen, gönderilen, silinen ve dışa aktarılan mesaj kopyalarının yaşam döngüleri ayrıdır. Destek e-postası için vaka kapanışından sonra 90 gün onaylandı; ancak posta kutusu temizliği ve vaka kapanış takibi henüz otomatikleştirilmedi veya doğrulanmadı. Gereksiz öğrenci kaydı veya ses kaydı göndermeyin. Sağlayıcı sözleşmeleri ve uluslararası aktarım güvenceleri genel yayından önce tamamlanmalıdır.

Hukuki dayanaklar

Uygulanabildiği ölçüde hesap ve hizmet yönetimi talep edilen sözleşmenin ifasına, güvenlik meşru menfaate, zorunlu kayıtlar hukuki yükümlülüklere dayanır. Onay gerektiren isteğe bağlı işlemler ayrı bir onay mekanizması kullanmalıdır. Stüdyolar eğitim kayıtlarının hukuki dayanağını belirlemeli ve kendi bildirimlerini sunmalıdır; yalnız Apple ile giriş yapmak veli onayı oluşturmaz.

Saklama ve silme

Eğitim kayıtları, geçerli silme talepleri ve yasal yükümlülükler gözetilerek stüdyonun belirtilen amacı için gerekli olduğu sürece tutulur. Arşivleme silme değildir. Otomatik hizmet sınırları, bildirim ile uygulamanın sessizce ayrışmaması için burada açıkça listelenir. Bir sahiplik devri silmeyi engellemedikçe 7 günlük hesap silme geri alma süresi uygulanır. Aileyle paylaşılan icra sesleri 90 gün sonra silinir; süre dolmadan uzatılabilir ve 14, 3 ve 1 gün kala bildirim oluşturulur. Sonuçlanmış e-posta gönderim işi üst verileri 30 gün tutulur. Sonuçlanmamış e-posta gönderim bütçesi rezervasyonları 2 gün sonra silinir. Hizmet erişim denetim olayları 90 gün tutulur. Cihazda oluşturulan veri dışa aktarma dosyaları 7 gün sonra sona erer. Eğitim kayıtları için öğretim ilişkisinin bitişinden ve dışa aktarma fırsatından sonra 90 gün onaylandı; ilişki bitişi takibi ve tam temizlik henüz tamamlanmadı. Dosya alanı rezervasyonu üst verileri için 24 saatlik süre onaylandı; başarısız sahipsiz yükleme dosyaları için üst sınır yedi gündür. Temizlik güncel kaynak adayında bulunur ancak üretimde doğrulanmadı. Sunucu dışa aktarma dosyaları için 24 saat, içeriksiz iş üst verileri için 30 gün onaylandı; asenkron sunucu dışa aktarma henüz açık değil. Reddedilen ödeme bildiriminin serbest metni için son ret kararından sonra 90 gün onaylandı; belgelenmiş muhafaza istisnadır. Düzenlenmiş mali kayıtlar ayrı uygulanabilir çizelgeye tabidir. Aday redaksiyon üretimde doğrulanmadı. Dosya silme ve hesap temizliği arka planda yürür. Çevrimdışı cihazlar ve alıcıların dışa aktardığı kopyalar bağlantı yokken uzaktan silinemez. Mevcut staging yedek planı 7 günlük, 4 haftalık ve 6 aylık kurtarma kopyasını otomatik tutar; bu, üretim çizelgesini belirlemez. Genel yayından önce üretim temizliği, geri yükleme sonrası uzlaştırma, mali kayıt değerlendirmesi ve adlandırılmış operasyon sorumluluğu doğrulanmalıdır.

Çerezler ve cihaz izinleri

Portal; giriş, oturum yenileme, seçili stüdyo, davetler ve kötüye kullanım koruması için gerekli çerezleri kullanır. Ağ sağlayıcıları gerekli güvenlik çerezleri kullanabilir. Reklam veya analitik çerezleri yoktur. Takvim, bildirim ve kayıt izinleri yalnız ilgili özellikler için geçerlidir; erişimi açmadan önce izin ekranını inceleyin.

Aygıt yedekleri

Apple aygıt yedekleri, iOS yedekleme ayarlarınıza göre uygulama verilerini içerebilir. Sesli notlar, Depolama ve Yedek’te kapatmadığınız sürece aygıt yedeğinize dahil edilir. Apple aygıt yedekleme ve geri yükleme davranışı iOS yedekleme ayarlarınızla yönetilir. Bu aygıt kopyaları Contabo hizmet yedeklerinden ve açıkça dışa aktardığınız dosyalardan ayrıdır.

Çocuklar ve veliler

Giriş yapan kişi yetişkin olsa da stüdyo kayıtları çocuklara ait olabilir. Stüdyo, çocuk verisini girmeden veya paylaşmadan önce yetkiyi ve gerekli onayları doğrulamalıdır. Hizmet bağımsız çocuk kaydına açık değildir. Yetkisiz çocuk verisini bize bildirin. İlgili çocuk verisi kullanımı açılmadan önce uygulanabilir bildirim, doğrulanabilir onay ve geri çekme süreçleri tamamlanmalıdır.

Seçimleriniz ve haklarınız

Erişim, düzeltme, silme, taşınabilir kopya, kısıtlama veya itiraz için bize ulaşın. Uygulanabilir mevzuata göre onayı geri çekebilir, yetkili temsilci kullanabilir, ret kararına itiraz edebilir ve denetim makamına şikâyet edebilirsiniz. Yalnız makul ölçüde gerekli doğrulamayı yapar ve yasal süreler içinde yanıtlarız. Hak kullanımı nedeniyle ayrımcılık yapmayız. Kaydı stüdyo kontrol ediyorsa talebin ona iletilmesine yardımcı oluruz. Gerekli ve güvenli bir doğrulama süreci kararlaştırılmadan şifre veya kimlik belgesi göndermeyin.

Değişiklikler

Yeni işlemler başlamadan önce önemli değişiklikler, güncel tarihli bildirimle açıklanır. “Clefbook gizlilik talebi” konusuyla support@clefbook.selvola.com adresine ulaşabilirsiniz.

Posta iletişimi

Cumhuriyet mahallesi Abdi İpekçi Cd. No:2, Kartal, İstanbul 34876, Türkiye.